Case Study, Klant Pixel Noir Studio
WK Haustechnik
Zwitserse vakman in sanitair en verwarming. Drietalige site, plus een assistent die de hele info@-mailbox leest, leads en spoed signaleert en elk contact in Microsoft 365 klasseert.
WK Haustechnik in Bassersdorf, vlakbij Zürich, ontving alles in één info@ Microsoft 365-mailbox: dringende panne, offerte, leveranciersfactuur, vaste klant, gewoon onderhoud, alles op één hoop. Elke ochtend uren verloren met sorteren, en dringende oproepen die door de mazen vielen. Wij leverden een drietalige vitrinesite (DE/FR/EN) en vooral een assistent die elke binnenkomende mail automatisch leest, per categorie sorteert, terugkerende contacten herkent en voor elk een eigen map opent, en leads en spoed bovenaan zet.
Het probleem
Alles kwam in dezelfde info@-mailbox terecht: sanitair, verwarming, dringende herstelling, offertes, leveranciersfacturen, vaste klanten, administratie. Geen orde, geen zichtbare prioriteit.
De zaakvoerder las 's ochtends alles om te begrijpen wat dringend was en welke klant opgevolgd moest worden. Een lek gemeld om 22u op vrijdag kon tot maandag wachten, gewoon omdat het tussen twee offertes verstopt zat.
Dezelfde klanten en leveranciers kwamen steeds terug, maar elke mail verdween in de hoop: geen geheugen van contacten, geen gestructureerde leadcaptatie, en een site te oud zonder Franse versie voor het cliënteel uit het kanton Vaud.
De aanpak
- 01Een assistent die elk nieuw bericht in de info@-mailbox automatisch leest en per categorie sorteert: offertes, facturen, leveranciers, prospects, administratie.
- 02Detectie van terugkerende contacten, zodra een klant of leverancier terugkomt herkent het systeem hem en opent een eigen map, aangemaakt met de goedkeuring van de zaakvoerder.
- 03Drietalige Studio-site (DE/FR/EN) met een gestructureerd formulier, de bezoeker kiest zijn servicecategorie voor hij schrijft. De lead komt verrijkt binnen (bedrijf, onderwerp, taal) in de juiste Microsoft 365-map.
- 04"Notdienst"-aanvragen (spoed) en leads worden bovenaan gezet, gescheiden van de normale flow, zodat niets belangrijks doorglipt.
Wat we opgelost hebben
De hele mailbox gelezen en gesorteerd
Niet langer enkel de formulierleads, elke binnenkomende mail wordt gelezen, per categorie gesorteerd en in Microsoft 365 geklasseerd. De zaakvoerder opent een al geordende mailbox in plaats van alles uit te pluizen.
Terugkerende contacten herkend
Een terugkerende klant of leverancier is niet langer zomaar een anonieme mail. Het systeem spot hem, groepeert zijn uitwisselingen en opent zijn eigen map. Geen gezoek meer naar de historiek.
Spoedgevallen in één oogopslag zichtbaar
Een lek of een verwarmingspanne midden in de winter vermengt zich niet meer met een offerte-aanvraag. Eigen map, voorvoegsel in het onderwerp, onmiddellijke behandeling mogelijk.
Opening naar de Franstalige markt
Voor, enkel DE. Nadien, DE/FR/EN met aangepaste inhoud, de zaakvoerder vangt eindelijk de Vaudois- en grensklanten die de site eerder oversloegen.
Resultaten
- →Een volledig gesorteerde info@-mailbox elke ochtend, geen belangrijke mail meer verloren in de massa
- →Terugkerende contacten herkend en gegroepeerd, zonder handmatig zoeken
- →Dagelijkse ochtend-sorteertijd ongeveer gedeeld door 4
- →Spoedgevallen binnen de dag behandeld in plaats van binnen de week, en een drietalige site die een voorheen onzichtbaar Franstalig cliënteel opent
Verzuipt u in inkomende mails?
Wij kunnen u een assistent bouwen die uw mailbox voor u leest, sorteert en klasseert, uw vaste contacten herkent en het dringende naar boven haalt, in uw Microsoft 365 of uw CRM. Laten we praten.