Case Study, Client Pixel Noir Studio
WK Haustechnik
Artisan suisse en sanitaire et chauffage. Site trilingue, et un assistant qui lit toute la boîte info@, repère prospects et urgences, et range chaque contact dans Microsoft 365.
- Année
- 2026
- Rôle
- Site Studio, assistant de tri e-mail, dispatch Microsoft 365
- Secteur
- Sanitaire & Chauffage, Bassersdorf (ZH, Suisse)
WK Haustechnik à Bassersdorf, près de Zurich, recevait tout dans une seule boîte Microsoft 365 info@ : panne urgente, devis, facture fournisseur, client habituel, simple maintenance, tout au même endroit. Des heures perdues chaque matin à trier, et des urgences qui passaient à travers. On a livré un site Studio trilingue (DE/FR/EN) et surtout un assistant qui lit automatiquement chaque mail entrant, le classe par catégorie, reconnaît les contacts récurrents pour leur ouvrir un dossier dédié, et fait remonter prospects et urgences en priorité.
3 langues
DE, FR, EN
Boîte mail
Lue et triée auto
Contacts
Récurrents détectés
Urgence
Priorité notdienst
Le problème
Tout arrivait dans la même boîte info@ : sanitaire, chauffage, urgence dépannage, devis, factures fournisseurs, clients réguliers, administratif. Aucun ordre, aucune priorité visible.
Le patron lisait tout chaque matin pour comprendre ce qui était urgent et quel client était à recontacter. Une fuite signalée à 22h le vendredi pouvait attendre lundi, simplement parce qu'elle était noyée entre deux devis.
Les mêmes clients et fournisseurs revenaient sans cesse, mais chaque mail repartait dans la masse : aucune mémoire des contacts, aucune captation structurée des leads, et un site trop vieux sans version française pour la clientèle du canton de Vaud.
L'approche
- 01Un assistant qui lit automatiquement chaque nouveau message de la boîte info@ et le classe par catégorie : devis, factures, fournisseurs, prospects, administratif.
- 02Détection des contacts récurrents : dès qu'un client ou un fournisseur revient, le système le reconnaît et lui ouvre un dossier dédié, créé avec la validation du patron.
- 03Site Studio trilingue (DE/FR/EN) avec un formulaire structuré : le visiteur choisit sa catégorie de service avant d'écrire. Le lead arrive enrichi (entreprise, sujet, langue) dans le bon dossier Microsoft 365.
- 04Les demandes "Notdienst" (urgence) et les prospects remontent en priorité, séparés du flux normal, pour que rien d'important ne passe entre les mailles.
Ce qu'on a résolu
Toute la boîte lue et triée
Plus seulement les leads du formulaire : chaque mail entrant est lu, classé par catégorie et rangé dans Microsoft 365. Le patron ouvre une boîte déjà ordonnée au lieu de tout éplucher.
Les contacts récurrents reconnus
Un client ou un fournisseur qui revient n'est plus un mail anonyme de plus. Le système le repère, regroupe ses échanges et lui ouvre son propre dossier. Fini de chercher l'historique.
Urgences identifiables au premier coup d'œil
Une fuite ou une panne de chauffage en plein hiver ne se confond plus avec un devis. Dossier dédié, sujet préfixé, traitement immédiat possible.
Ouverture au marché francophone
Avant : DE seulement. Après : DE/FR/EN avec contenu adapté, le patron capte enfin les clients vaudois et frontaliers qui contournaient le site.
Résultats
- Une boîte info@ entièrement triée chaque matin, plus aucun mail important noyé dans la masse
- Les contacts récurrents reconnus et regroupés, sans recherche manuelle
- Temps quotidien de tri matinal divisé par 4 environ
- Urgences traitées dans la journée, plus dans la semaine, et site trilingue qui ouvre une clientèle francophone jusque-là invisible
Vous croulez sous les mails entrants ?
On peut vous monter un assistant qui lit, trie et range votre boîte pour vous, reconnaît vos contacts réguliers et fait remonter l'urgent, dans votre Microsoft 365 ou votre CRM. Parlons-en.